Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión 1.0 · Vigente desde el 21 de octubre de 2026

1. Responsable del tratamiento

En adelante, "OMNIUM SOLUTIONS" o "DCIDATA".

2. Marco legal y alcance

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26 del Título 2, Parte 2, Libro 2, que compilan los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014), el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y, en materia de transferencias internacionales, la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC.

Aplica a todos los datos personales que OMNIUM SOLUTIONS recoge, almacena, usa, circula o suprime a través de la plataforma DCIDATA, su sitio web y sus canales de atención.

3. Definiciones

Se aplican las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015. En particular:

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
• Empresa Cliente: persona jurídica o natural que contrata DCIDATA para gestionar su información contable, financiera, comercial o logística.
• Usuario: persona natural habilitada por una Empresa Cliente o por OMNIUM SOLUTIONS para ingresar a la plataforma.
• Transferencia internacional: envío de datos personales a un receptor ubicado fuera de Colombia que actúa como Responsable.
• Transmisión internacional: comunicación de datos personales a un Encargado ubicado fuera de Colombia para que realice el tratamiento por cuenta del Responsable.

4. Principios

OMNIUM SOLUTIONS aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (Ley 1581 de 2012, artículo 4), así como el principio de responsabilidad demostrada (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1).

5. Roles de OMNIUM SOLUTIONS

• Como Responsable, trata los datos de los Usuarios de la plataforma, de los representantes y contactos de las Empresas Clientes, de los prospectos comerciales y de quienes se comunican por sus canales de atención.
• Como Encargado, trata los datos que cada Empresa Cliente registra o carga en la plataforma (clientes, proveedores, trabajadores, contratistas y demás terceros). La Empresa Cliente es la Responsable de esos datos, declara contar con la autorización de sus titulares y define las finalidades del tratamiento. OMNIUM SOLUTIONS los trata exclusivamente para prestar el servicio contratado, conforme al contrato de transmisión suscrito con cada Empresa Cliente (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.5.2), cuya cláusula se incluye en la Versión B de la sección 18.

6. Datos personales que se tratan

OMNIUM SOLUTIONS no solicita datos sensibles (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012) ni datos de niños, niñas y adolescentes. Si una Empresa Cliente carga datos de esa naturaleza, debe contar con la autorización expresa y reforzada que exige la ley, y OMNIUM SOLUTIONS los tratará con las mismas medidas de seguridad. El titular no está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles.

7. Finalidades

Como Responsable, OMNIUM SOLUTIONS trata los datos personales para:

1. Crear, autenticar y administrar las cuentas de Usuario y sus permisos.
2. Prestar el servicio: registro contable, indicadores financieros, alertas, reportes, proyecciones, inventarios y análisis comercial.
3. Proteger la plataforma: controlar accesos, prevenir fraudes, investigar incidentes y conservar evidencia.
4. Brindar soporte técnico y atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.
5. Enviar comunicaciones operativas sobre el servicio, la seguridad y la facturación.
6. Facturar y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
7. Elaborar estadísticas agregadas y anónimas para mejorar el producto.
8. Enviar información comercial, novedades y eventos de DCIDATA, solo si el titular lo autoriza por separado. Esta autorización puede revocarse en cualquier momento.
9. Almacenar y procesar los datos en servidores ubicados en los Estados Unidos de América, en los términos de la sección 15.

Como Encargado, OMNIUM SOLUTIONS trata los datos de cada Empresa Cliente únicamente para ejecutar las funciones de la plataforma que esa empresa utiliza. No los vende, no los cede y no los usa para fines propios.

8. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante OMNIUM SOLUTIONS.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar el dato.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política tenga modificaciones sustanciales.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien haya estipulado a favor de otro o para otro.

9. Deberes de OMNIUM SOLUTIONS

Como Responsable, OMNIUM SOLUTIONS cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012; como Encargado, los del artículo 18. Entre ellos: garantizar el pleno ejercicio del derecho de hábeas data, conservar copia de la autorización, informar la finalidad del tratamiento, conservar la información con las seguridades necesarias, tramitar consultas y reclamos en los términos legales, informar a la SIC los incidentes de seguridad y cumplir sus instrucciones.

10. Área responsable y procedimiento para consultas y reclamos

Área responsable: Gerencia de OMNIUM SOLUTIONS S.A.S., a cargo de su representante legal, Humberto Luis Zuluaga Gámez.

Canales: correo electrónico gerenciaomsolutions@gmail.com, o comunicación escrita dirigida a CR 25 CL 47 B 29, Barranquilla, Atlántico.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren 2 meses desde el requerimiento sin que se presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo. Mientras el reclamo se tramita, el dato se marcará con la leyenda "reclamo en trámite".

Cuando la solicitud se refiera a datos que OMNIUM SOLUTIONS trata como Encargado, la remitirá a la Empresa Cliente Responsable dentro de los 2 días hábiles siguientes a su recibo, informará de ello al titular y apoyará a la Empresa Cliente para que responda dentro del plazo legal.

11. Medidas de seguridad

OMNIUM SOLUTIONS aplica medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo, entre ellas:

• Aislamiento de la información de cada Empresa Cliente mediante políticas de seguridad a nivel de fila en la base de datos.
• Contraseñas almacenadas con cifrado irreversible (bcrypt) y control de acceso por roles.
• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) y cifrado en reposo (AES-256) de la base de datos y de sus copias de respaldo.
• Archivos en almacenamiento privado, con enlaces de acceso temporales.
• Bitácora de operaciones contables.
• Segundo factor de autenticación obligatorio para las cuentas con acceso a varias empresas.
• Cierre automático de la sesión tras 30 minutos de inactividad o 12 horas desde el ingreso.
• Acceso restringido del personal de OMNIUM SOLUTIONS, sujeto a deber de confidencialidad.

12. Conservación de los datos

• Datos de cuenta de los Usuarios: mientras la cuenta esté activa y durante 12 meses después de la terminación del contrato, para atender reclamaciones y obligaciones legales.
• Datos cargados por las Empresas Clientes: durante la vigencia del contrato. Al terminar, la Empresa Cliente podrá exportarlos, y OMNIUM SOLUTIONS los suprimirá dentro de los 60 días calendario siguientes a la terminación, salvo instrucción escrita distinta de la Empresa Cliente o deber legal de conservarlos.
• Registros de seguridad y de acceso: 1 año desde su generación.
• Registros de aceptación de esta política: mientras exista la relación con el titular y durante el término de prescripción de las acciones legales correspondientes, como prueba de la autorización.

La conservación de los libros y soportes contables durante el término que exige la ley (Código de Comercio, artículo 60; Ley 962 de 2005, artículo 28) corresponde a cada Empresa Cliente, que podrá exportarlos antes de la supresión.

13. Incidentes de seguridad

Si ocurre una violación de los códigos de seguridad o existe un riesgo en la administración de la información, OMNIUM SOLUTIONS lo reportará a la SIC a través del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección. Cuando actúe como Encargado, informará sin demora a la Empresa Cliente afectada para que esta cumpla su propio deber de reporte.

14. Proveedores y encargados

OMNIUM SOLUTIONS se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como sus Encargados y que solo pueden tratar los datos según sus instrucciones. Su identificación y ubicación se indican en la sección 15.

15. Transferencia y transmisión internacional de datos

OMNIUM SOLUTIONS almacena y procesa los datos personales en servidores ubicados en los Estados Unidos de América, en la región us-east-1 (Virginia del Norte). Los datos no se almacenan en servidores ubicados en Colombia.

Fundamento legal. El artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 permite la transferencia de datos personales a países que ofrecen un nivel adecuado de protección. La SIC, mediante la Circular Externa 005 de 2017 (numeral 3.2 del Capítulo Tercero del Título VIII de la Circular Única), incluyó a los Estados Unidos de América entre los países con nivel adecuado de protección, y su parágrafo 4 permite la transmisión de datos personales hacia esos países en los mismos términos. En consecuencia, esta operación no requiere declaración de conformidad de la SIC.

Garantías. En virtud del principio de responsabilidad demostrada (parágrafo 1 del numeral 3.2 de la Circular Externa 005 de 2017), OMNIUM SOLUTIONS mantiene:

1. Acuerdos con cada proveedor que lo obligan a tratar los datos solo según las instrucciones de OMNIUM SOLUTIONS, con confidencialidad y medidas de seguridad, en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.
2. Cifrado de los datos en tránsito y en reposo, y aislamiento por empresa en la base de datos.
3. La prohibición de que los proveedores usen los datos para fines propios o los comuniquen a terceros, salvo orden de autoridad competente.
4. La revisión periódica de las condiciones de seguridad de los proveedores.
5. La supresión o devolución de los datos al terminar la relación con cada proveedor.

Información para el titular. Al estar alojados en los Estados Unidos, los datos quedan también sujetos a las leyes de ese país, incluida la posibilidad de que sus autoridades soliciten acceso conforme a su legislación. OMNIUM SOLUTIONS solo entregará información cuando sea legalmente exigible e informará al titular o a la Empresa Cliente cuando la ley lo permita.

Cambios de proveedor o ubicación. Si OMNIUM SOLUTIONS cambia de proveedor, país o región, actualizará esta sección y lo informará a los titulares antes del cambio. Si el nuevo país no cuenta con nivel adecuado de protección según la SIC, aplicará alguna de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, las cláusulas contractuales modelo de la Circular Externa 003 de 2025 de la SIC, o solicitará la declaración de conformidad.

16. Registro Nacional de Bases de Datos

OMNIUM SOLUTIONS inscribirá y actualizará sus bases de datos en el RNBD cuando se encuentre obligada a ello conforme al Decreto 1074 de 2015.

17. Vigencia y modificaciones

Esta política rige desde el 21 de octubre de 2026. Las modificaciones sustanciales se informarán a los titulares antes de su aplicación, por correo electrónico o mediante aviso en la plataforma, y se solicitará una nueva autorización cuando cambie la finalidad del tratamiento. Las bases de datos estarán vigentes mientras subsistan las finalidades que justifican el tratamiento.

18. Cláusula de Autorización Expresa

Versión A. Autorización del Usuario (pantalla de registro e ingreso)

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y SU TRANSFERENCIA INTERNACIONAL

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio, de manera previa, expresa, libre e informada autorizo a OMNIUM SOLUTIONS S.A.S., NIT 901.948.079-9, con domicilio en CR 25 CL 47 B 29, Barranquilla, Atlántico, correo gerenciaomsolutions@gmail.com, teléfono 301 350 4271, titular de la plataforma DCIDATA, como Responsable del tratamiento, para tratar mis datos personales de identificación, contacto, acceso y uso de la plataforma, con las siguientes finalidades: crear y administrar mi cuenta; autenticarme y controlar mis permisos; prestar los servicios de la plataforma; proteger su seguridad y prevenir fraudes; brindarme soporte; enviarme comunicaciones operativas; y facturar y cumplir obligaciones legales.

Declaro que he sido informado de manera clara y expresa de que mis datos personales serán almacenados y procesados en servidores ubicados en los Estados Unidos de América (región us-east-1, Virginia del Norte), operados por Supabase, Inc. y Vercel, Inc. como Encargados de OMNIUM SOLUTIONS S.A.S., y autorizo expresamente dicha transferencia y transmisión internacional. Entiendo que la SIC reconoce a ese país un nivel adecuado de protección de datos (Circular Externa 005 de 2017), que OMNIUM SOLUTIONS S.A.S. mantiene acuerdos y medidas de seguridad con esos proveedores, y que mis datos quedan también sujetos a las leyes de los Estados Unidos.

Conozco que como titular tengo derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mis datos; solicitar prueba de esta autorización; ser informado del uso de mis datos; revocar esta autorización cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; acceder gratuitamente a ellos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Puedo ejercer estos derechos escribiendo a gerenciaomsolutions@gmail.com. No estoy obligado a entregar datos sensibles. Declaro que he leído la Política de Tratamiento de Datos Personales publicada en https://dcidata.co/legal/privacidad.

Casillas de aceptación (ninguna se presenta marcada por defecto):

• ☐ Obligatoria: "He leído y acepto los Términos y Condiciones de Uso y la Política de Tratamiento de Datos Personales, y autorizo de manera expresa que mis datos se almacenen y procesen en servidores ubicados en los Estados Unidos (us-east-1)."
• ☐ Opcional: "Autorizo a OMNIUM SOLUTIONS S.A.S. a enviarme información comercial, novedades y eventos de DCIDATA." (Su aceptación no condiciona el uso de la plataforma.)

Versión B. Cláusula para contratos con Empresas Clientes

CLÁUSULA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL.

1. Roles. LA EMPRESA CLIENTE es Responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes, proveedores, trabajadores, contratistas y demás terceros que registre o cargue en la plataforma DCIDATA. OMNIUM SOLUTIONS S.A.S., NIT 901.948.079-9, actúa como su Encargado y tratará esos datos únicamente para prestar el servicio contratado y según las instrucciones de LA EMPRESA CLIENTE.
2. Autorizaciones. LA EMPRESA CLIENTE declara que obtuvo de cada titular la autorización previa, expresa e informada exigida por la Ley 1581 de 2012 para tratar sus datos y para transmitirlos a un Encargado ubicado en el exterior, y que conservará la prueba de dichas autorizaciones. LA EMPRESA CLIENTE responderá frente a los titulares y las autoridades por cualquier dato cargado sin autorización.
3. Transmisión internacional. LA EMPRESA CLIENTE autoriza expresamente a OMNIUM SOLUTIONS S.A.S. para almacenar y procesar esos datos en servidores ubicados en los Estados Unidos de América (región us-east-1), por medio de los subencargados Supabase, Inc. y Vercel, Inc. Las partes reconocen que ese país cuenta con nivel adecuado de protección según la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC. OMNIUM SOLUTIONS S.A.S. informará con 30 días calendario de anticipación cualquier cambio de subencargado, país o región, y LA EMPRESA CLIENTE podrá oponerse y terminar el contrato sin penalidad.
4. Obligaciones de OMNIUM SOLUTIONS S.A.S. Tratar los datos solo para prestar el servicio; guardar confidencialidad; aplicar las medidas de seguridad de su Política de Tratamiento de Datos Personales; exigir a sus subencargados obligaciones equivalentes; no vender los datos ni usarlos para fines propios; remitir a LA EMPRESA CLIENTE, dentro de los 2 días hábiles siguientes, las consultas y reclamos que reciba de los titulares; informarle sin demora cualquier incidente de seguridad; y, al terminar el contrato, permitir la exportación de los datos y suprimirlos dentro de los 60 días calendario siguientes, salvo deber legal de conservarlos.
5. Obligaciones de LA EMPRESA CLIENTE. Contar con su propia Política de Tratamiento de Datos Personales; informar a sus titulares la transmisión de sus datos a OMNIUM SOLUTIONS S.A.S. y a los Estados Unidos; atender los derechos de sus titulares; e inscribir sus bases de datos en el RNBD cuando esté obligada.